計算機在供電局科技檔案管理中的應用

計算機在供電局科技檔案管理中的應用

　　摘要：科技技術帶來了計算機技術的廣泛應用。檔案管理作為供電局管理中的重要工作內容，可以有效降低檔案管理的成本，提升檔案管理的工作效率。科技檔案管理作為信息時代產物，計算機的應用在其中起著重要作用。完善計算機在供電局科技檔案管理中的應用，是使供電局科技檔案管理更能發揮自身優勢的必要措施。本文基于計算機在供電局科技檔案管理中的作用和應用現狀，討論計算機如何更好的在供電局科技檔案管理中應用。

　　關鍵詞：計算機應用;科技檔案管理;檔案管理

　　引言

　　科技檔案管理是指通過相關的科學技術實現對檔案資料的管理和信息開發利用工作[1]。科技管檔案是重要的信息資源，科技檔案管理的重點就是對檔案的檢索和整理速度進行管理。計算機無論是在貯存功能、檢索功能還是編制功能都能很好的為科技檔案管理服務，大大提升了科技檔案管理的工作效率。

　　一、計算機在供電局科技檔案管理中的作用

　　1.1有效的對檔案信息流通進行管理

　　供電局的檔案主要用于查閱，通過計算機的痕跡查詢功能可以清楚的了解有多少人使用過供電局檔案。這樣不僅有助于供電局檔案管理規范化，也是保證檔案保密不外泄的重要方法。一旦出現惡劣的檔案信息外泄事件，計算機的痕跡查詢功能為事件調查提供重要的依據。

　　1.2提升科技檔案管理的檢索功能

　　檢索功能是計算機字科技檔案管理中最常用也是最重要的功能，它極大的改善了傳統檔案管理中查詢檔案信息的不便性，讓檔案信息能夠得到充分使用，減少了檔案管理人員的工作量，提升了科技檔案管理的整體效率[2]。供電局的用戶信息是一個龐大繁雜的數據，如果只是依靠人工去進行檢索，對檔案工作管理人員來說無疑是巨大的工作壓力和工作量。計算機的檢索功能能夠讓工作人員快速的找到自己需要的檔案信息，減少了檔案管理成本，提升了供電局的服務效率。

　　1.3有利于科技檔案管理的系統化

　　計算機系統操作是有一個程序的，通過對檔案信息的收集、整理、流通、檢索等步驟，供電局也有利于制定出一套完善的科技檔案管理操作流程及相關管理制度[3]。供電局應該如何管理科技檔案，如何規范使用，相關部門如何負責，負責的內容是什么……這些都可以以計算機的操作流程為依據進行制定，使本供電局的科技檔案管理系統化，標準化。

　　1.4加強對檔案信息的數據處理

　　供電局的檔案信息內容多樣，數據龐大。僅僅是供電局的用戶檔案信息就包含了用戶的基本信息、用電情況、繳費情況等內容，如果沒有及時對檔案信息的數據進行處理，不僅會影響到信息檢索的正常使用，還會導致整個科技檔案管理系統無法正常工作甚至陷入癱瘓。

　　二、計算機在供電局科技檔案管理中應用措施

　　2.1實現科技檔案管理自動化

　　科技檔案管理因其引用了一系列相關的科技技術，省掉了很多傳統檔案管理中的人工工作環節。將計算機應用在供電局科技檔案管理中，是實現科技檔案管理的重要表現。通過計算機及相關技術，能夠有效地加快信息檢索，通過相關的程度有效的對檔案信息進行整理。隨著計算機技術的飛速發展，微機通信技術和仿真技術能夠有效的對科技檔案資料進行保護。當科技檔案管理系統出現故障時，微機通信技術能夠代替系統主機進行基本的工作，保證科技檔案管理系統工作的正常運行。

　　2.2建設完善的計算機科技檔案管理網絡系統

　　完善的計算機科技檔案管理網絡系統能有效的利用計算機系統為科技檔案管理服務，即便如此，由于每個地方的供電局人力、物力和財力的不同，對計算機科技檔案管理系統的建設投入也是不一樣的[4]。供電局要根據自身情況，建立合適的計算機科技檔案管理網絡系統，既可以對檔案資料既能夠及時有效的更新，也可以擴大并加強科技檔案的服務能力。

　　2.3建立有效的溝通制度

　　無論何時有效溝通制度有助于企業更好的發展。供電局主要的服務對象是用電者，通過相關的計算機技術所建立起的溝通制度，用戶可以及時表達自己的觀點和意見，為供電局的樹立良好的社會形象，提升服務質量有著關鍵性的作用。

　　同時通過計算機建立起的溝通制度能夠及時更新檔案資料信息，及時的對新檔案信息進行整理歸檔。在傳統檔案管理中一直存在檔案信息更新不及時，信息收集不完整，整理不完善等情況。這就會造成檔案信息無法等到足夠的利用，其中一些較為關鍵有效的信息也會因為其自身的時效性而失去效用。

　　2.4重視對計算機的維護工作

　　計算機的維護工作主要體現在兩個方面，即硬件和軟件的維護[5]。計算機硬件的維護關系到供電局科技檔案管理的正常工作，一旦計算機因為硬件維護不到位將直接影響供電局職員對檔案的正常使用。計算機硬件維護內容主要包括正常并合理的使用計算機硬件，定時對本供電局的計算機硬件進行更新，保證計算機可以正常使用。

　　計算機軟件的維護主要體現在其系統的維護和更新。計算機系統直接影響著科技檔案管理的效率，一旦計算機系統崩潰，科技檔案管理將無法進行工作了，同時計算機系統的安全性直接關系到檔案信息的泄漏和隱私。因此日常對于計算機系統維護主要以系統的更新和系統的抗攻擊性為主，保證計算機系統的安全，也是保護檔案信息不被外泄的重要手段。

　　三、結論

　　檔案信息管理是供電局管理中重要的工作內容，運用當前先進的計算機技術和相關的科學技術可以讓供電局在進行檔案管理的工作事半功倍。隨著計算機技術的發展和廣泛使用，供電局的檔案一定能夠得到更好的管理，檔案信息管理也能夠更好的為供電局和廣大用電者服務。

　　參考文獻：

　　[1] 白小薇. 計算機在檔案管理工作中的應用[J]. 黑龍江史志，2015，11(11)：79.

　　[2] 陶鑫. 淺談計算機技術在檔案管理中的應用[J]. 科技資訊，2014，02(2)：32.

　　[3] 楊敬宏. 淺談新時期計算機在檔案管理中的應用[J]. 科技創新與生產力，2014，02(13)：32-34.

　　[4] 姚海燕. 淺談電子計算機在檔案管理中的應用[J]. 山西檔案，2013，S1(21)：70-71.

　　[5] 李南南. 計算機在檔案管理中的應用[J]. 辦公室業務，2012，24(20)：40-41.