淺析計算機技術在檔案管理中的應用

時間：2024-08-12 16:31:31 計算機應用畢業論文我要投稿

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淺析計算機技術在檔案管理中的應用

　　隨著全球化進程的不斷加快，計算機技術逐漸被應用于各個領域，以下是小編搜集整理的一篇探究計算機技術在檔案管理應用的論文范文，供大家閱讀參考。

　　【摘　要】　隨著社會的不斷發展，管理模式的不斷變化，檔案的管理有了日新月異的變化，計算機在檔案管理中的應用將一改傳統管理的種種弊端，延長了檔案保管的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價值，使檔案信息資源能盡快地、最大限度地轉化為生產力，聯合行動營造出可觀的經濟效益和社會效益。有效發揮了計算機技術的重要性。

　　【關鍵詞】　檔案管理;計算機技術;優越性

　　一、計算機技術在檔案管理中作用分析

　　(一)加快檔案管理數字化建設進程

　　信息化時代的到來，不僅加快的社會發展的進程，而且使人類社會各個領域的工作方式也發生了根本性變化。隨著全球化進程的不斷加快，計算機技術逐漸被應用于各個領域，學校檔案管理也不例外。從實踐來看，檔案作為學校的主要信息資源，也正在向著數字化方向快速發展。據筆者所知，辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)系統可以使學校檔案管理更加現代化，這主要表現在四個方面：第一，辦公自動化能實現檔案信息資源的共享。利用OA系統對檔案信息進行處理后，檔案的管理升級為體系管理;第二，檔案管理效率大大提高。OA系統強大的信息處理能力使文件資料的收集、分類、儲存、統計以及查閱等都變得快捷、方便;第三，檔案資料的安全性與傳遞速度提高。利用OA系統，能夠避免傳統信息管理過程中的種種弊端，通過網絡傳遞更加安全、快速;第四，電子文件的保存比較穩定。比較于紙質文件的保存壽命而言，電子文件可以通過郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環境影響較小，保存比較穩定。因此，充分利用現代計算機技術，加快檔案管理數字化建設進程勢在必行。

　　(二)建立和完善檔案資料信息保障體系

　　建立和完善檔案資料信息保障體系，應做好兩方面的工作：第一，檔案信息存儲時，要加強檔案資料信息安全及計算機網絡安全使用意識，采取有效的措施和管理技術，認真安全管理工作，加強對檔案管理系統的實時監控;同時還要對辦公設備安裝殺毒軟件，以免計算機出現木馬和中毒問題;第二，檔案信息利用時，要堅持利用與保密并重的管理原則，必要時對相關內容設置訪問權限。只有通過加強以上具體環節的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為學校檔案管理工作的正常運行保駕護航。

　　二、計算機技術在檔案資源管理中的應用

　　計算機作為高科技的產物，其優越性已在許多領域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個突出的特點，一張小小的軟盤便可存儲近70萬個漢字;高速的運算速度使得隨時調閱其中的任何內容都游刃有余;靈敏的識別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計算機所具備的功能來看，利用計算機進行檔案管理至少可以從以下幾個方面顯示其優越性：

　　(一)提供自動檢索，節省查閱時間

　　檔案檢索是計算機最簡單的功能開發，一方面可以節約時間，另一方面可以進行多內容檢索。比如我校業務檔案利用，原來只能根據時間和姓氏筆劃對案卷逐一調閱查找，利用計算機檢索，則可根據利用者提供的時間、案由、姓名、字號、檔號等等進行檢索，查閱者只要知道其中一項或二項內容，便可比較迅速地調閱所需的案卷。

　　(二)有利于特殊載體檔案的保管及應用

　　由于照片檔案的特殊性，在過去用傳統手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過程中，一直存在著某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時，往往并非按內容需要一對一地調用照片。關于同一主題、同一事件有時會有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內容外，還要考慮照片的藝術水平、具體畫面，經常需要調用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩�，F在，運用計算機技術將照片檔案掃描進計算機或刻入光盤，再復制相紙照片，以此取代傳統的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復制出的相紙照片畫面質量和精度不受影響，而且避免了傳統沖洗過程中感光效果容易產生偏差的麻煩，還能長年不變質不褪色，便于調閱、檢索，十分快捷。

　　(三)有利于檔案的保管，延長檔案壽命

　　由于計算機作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長了案卷的壽命，減少了案卷修復工作量。如果對案卷內容縮微保管，則可在計算機內直接打印、調閱，從根本上避免人與檔案的接觸。

　　(四)有利于資源共享

　　檔案作為一種信息資源，其價值已逐漸為人們所重視，但封閉、原始的管理模式，使得該資源的利用受到禁錮，而利用計算機技術，就能夠使檔案信息資源在文化、經濟等領域的利用更方便，更廣泛。

　　總之，計算機技術在檔案管理信息化是必然的，只有更好的發揮計算機技術管理的優越性，才能把檔案管理做得更好、才能更好地發揮檔案的價值。

　　參考文獻：

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