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企業(yè)集團檔案管理工作論文
隨著社會經濟的發(fā)展，我國已經擁有了一大批企業(yè)集團，做好企業(yè)的管理工作成為這些企業(yè)發(fā)展的前提。企業(yè)檔案作為公司管理的有機組成和生產經營活動的重要記錄，其管理也非常重要。做好企業(yè)集團檔案管理工作，對提高企業(yè)競爭力、促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、維護企業(yè)合法權益、拓展企業(yè)市場具有極其重要的意義。
一、企業(yè)集團及企業(yè)集團檔案管理工作的特點
企業(yè)集團是現代企業(yè)的高級組織形式，是指由若干的具有獨立法人地位的企業(yè)通過產權安排、人事控制、商務協作等紐帶所形成的一個穩(wěn)定的多層次經濟組織。企業(yè)集團在結構形式上，表現為以大企業(yè)為核心、諸多企業(yè)為外圍、多層次的組織結構；在聯合體內部的管理體制上，表現為企業(yè)集團中各成員企業(yè)，既保持相對獨立的地位，又實行統一領導和分層管理的制度，建立了集權與分權相結合的領導體制；在聯合體的規(guī)模和經營方式上，表現為規(guī)模巨大、實力雄厚，是跨部門、跨地區(qū)、甚至跨國度多角化經營的企業(yè)聯合體。企業(yè)集團的特點決定了企業(yè)集團檔案管理工作的特點。
（一）企業(yè)集團檔案管理工作的復雜性
一般來說，企業(yè)集團規(guī)模都比較大，擁有一定數量的成員企業(yè)。集團內部的各成員企業(yè)可以跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國度、跨所有制。所以企業(yè)集團檔案工作也比較復雜。主要表現在檔案涉及范圍廣、人員多、管理手段方式不一樣，檔案系統不一樣、歸檔范圍和利用要求不一樣等方面。
（二）企業(yè)集團檔案管理工作的不均衡性
由于企業(yè)集團涉及的成員企業(yè)多，每個企業(yè)業(yè)務發(fā)展情況和信息化水平不同，檔案環(huán)境不同，管理水平不同，各成員單位檔案管理工作就不平衡。
（三）企業(yè)集團檔案管理工作的層控性、外向性和不確定性
企業(yè)集團包括多個成員企業(yè)，檔案管理工作即需要針對集團總部要求，又要滿足各成員企業(yè)的要求。企業(yè)集團在發(fā)展中，存在合并、撤銷、隸屬關系改變等情況，這樣導致企業(yè)檔案管理工作不確定，機構和人員會出現變動和調整。
（四）企業(yè)集團檔案管理工作具有分散性
集團內部成員可能處于不同國度、不同區(qū)域，這樣造成辦公地點分散，檔案人員分散。
二、企業(yè)集團檔案管理工作存在的主要問題
企業(yè)集團的復雜性給企業(yè)集團檔案管理工作帶了困難。目前，企業(yè)集團檔案管理工作存在的問題主要有：
（一）檔案管理體系不健全
主要體現在統一領導和分級管理等相關原則沒有落實到實處，各成員企業(yè)都處于各自為政的管理模式，缺乏統一的制度指導。
（二）管理制度不健全
各項制度未結合實際情況，未考慮各成員企業(yè)的特殊性，缺乏針對本企業(yè)集團檔案工作具體情況的實施辦法。
（三）缺乏統一的檔案管理平臺
檔案發(fā)展的不均衡性、分散性使得企業(yè)集團急需統一的檔案管理平臺，滿足企業(yè)集團檔案集中統一管理的需求和信息快捷、便利的需求。
（四）人力資源不平衡，人才素質需提高
主要體現在集團總部和主體成員企業(yè)檔案工作受重視，設置專門機構和人員，人員素質高且配備齊全。其他成員企業(yè)，特別是規(guī)模小的成員企業(yè)檔案工作沒有專人管理，檔案人員身兼數職，檔案業(yè)務能力低。
（五）監(jiān)督不到位
主要體現集團檔案部門不能及時指導各成員企業(yè)的檔案工作，不清楚成員企業(yè)檔案工作中的問題，不能及時解決，造成檔案工作不規(guī)范、發(fā)展不均衡。
三、做好集團檔案管理工作的具體措施
（一）建立科學的、規(guī)范的集團檔案管理體系
根據檔案法和地方檔案法律法規(guī)的相關規(guī)定，依法管理本企業(yè)檔案。集團及各成員企業(yè)應遵循“統一領導、分級管理”的原則，由集團總部檔案部門是企業(yè)集團內檔案工作的主管部門，統一領導全集團的檔案管理工作，依法進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導。各成員企業(yè)必須接受集團總部檔案部門的領導，負責本企業(yè)的檔案管理。明確檔案管理的部門和人員及相應職責，制定相應的檔案管理制度和標準，采用合適的手段、加大集團總部對各成員企業(yè)的檔案工作的統一領導、管理、監(jiān)督、協調的力度。統籌制定企業(yè)集團的檔案工作發(fā)展目標及工作計劃，協調處理好集團總部與成員企業(yè)、成員企業(yè)與成員企業(yè)的管理接口。采用有效手段，確保企業(yè)集團檔案資源利用和安全，發(fā)揮檔案作用。充分發(fā)揮集團內檔案專業(yè)人員的作用，開展培訓，提高檔案工作人員的素質，保證企業(yè)集團檔案工作統一、協調、高效發(fā)展。
（二）建立健全企業(yè)集團檔案管理標準
為促進企業(yè)集團檔案管理工作得到有效開展，作為企業(yè)集團應建立健全的檔案管理標準，（下轉第84頁）（上接第71頁）以此確保企業(yè)集團長遠發(fā)展。根據檔案法和地方檔案法律法規(guī)的相關規(guī)定，結合本企業(yè)集團實際運營情況，不斷完善檔案管理標準。制定標準時注意：體現本集團的行業(yè)特點，且考慮成員企業(yè)的特殊性，制定的標準應該具有兼容性、適度的靈活性及前瞻性；企業(yè)集團的標準由集團內各成員企業(yè)檔案業(yè)務的骨干承擔，并以評審的方式發(fā)布確保制定的標準切實可行；各成員企業(yè)應根據實際編寫相應的操作細則，配合檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。
（三）加強檔案信息化建設
整合各成員企業(yè)檔案信息資源，根據規(guī)范性、安全性、效益性原則，規(guī)劃建立集團統一的文檔管理系統，作為各成員企業(yè)文檔管理和文檔利用的統一平臺。采用信息化手段，確保檔案安全和利用方便，同時開發(fā)檔案資源信息，最終實現集團內部的檔案信息資源的有效共享和利用。
（四）抓好檔案人力資源建設，不斷提高檔案人員的素質
檔案人才是企業(yè)的知識管理者，在企業(yè)生產建設和發(fā)展中發(fā)揮著重要的知識傳播和推動作用。企業(yè)集團應統籌考慮整個集團檔案人員的人力資源建設，不斷提高檔案人員的素質。一是建立各成員企業(yè)骨干員工的由集團檔案管理部門統一培訓、指導機制。二是定期或者不定期開展多種形式、多種渠道、多種層次的檔案業(yè)務和專業(yè)知識培訓。三是培訓材料要根據各成員企業(yè)實際情況編制，具有實際指導作用。四是培訓過程中要因材施教，分級培訓，充分發(fā)揮各級檔案工作人員的作用。
（五）優(yōu)化檔案工作管理手段，有計劃有重點地開展檔案工作監(jiān)督指導
企業(yè)集團檔案部門可以通過日常檢查、專項檢查、檔案工作評價等監(jiān)督手段，通過檔案工作規(guī)范制度的制定、宣貫，定期開展業(yè)務培訓、建立檔案交流平臺、建立示范企業(yè)等指導手段，加強檔案工作的監(jiān)督指導。在監(jiān)督指導過程中要突出重點，要重視業(yè)務指導工作的實際效果。要做好對一般企業(yè)一般業(yè)務的指導工作，同時要集中力量對新建企業(yè)和檔案工作薄弱的企業(yè)進行重點指導。通過監(jiān)督指導，促進集團各成員企業(yè)檔案均衡發(fā)展，確保制度落實，確保檔案工作規(guī)范開展。
四、結語
總之、做好企業(yè)集團檔案管理工作就是要通過統一領導、分級管理，合理規(guī)劃檔案工作，盡快建立專業(yè)化、科學化、現代化、標準化、信息化的檔案管理機制，保證企業(yè)集團各類檔案資源完整、準確、系統、安全，確保檔案資源得到最大程度的開發(fā)和利用，為企業(yè)發(fā)展提供更好的服務。
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