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秘書(shū)人員如何掌握和配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間？
無(wú)論對(duì)于組織還是個(gè)人，時(shí)間都是最寶貴的資源之一。時(shí)間管理是秘書(shū)人員的一把鑰匙。沒(méi)有這把鑰匙，就打不開(kāi)做好秘書(shū)工作的大門(mén)。秘書(shū)人員如何掌握和配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間呢，一起去了解一下吧！
一、科學(xué)安排計(jì)劃
分清輕重緩急。要分清各項(xiàng)任務(wù)的輕重緩急，提前溝通，科學(xué)安排，協(xié)助做好領(lǐng)導(dǎo)全年、月度以及每周的工作計(jì)劃表。在計(jì)劃表中，要區(qū)分常規(guī)工作和應(yīng)急工作，按任務(wù)的重要性、緊急性?xún)?yōu)先級(jí)來(lái)協(xié)調(diào)安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間。要把日常性工作和臨時(shí)性事務(wù)分開(kāi)，固定日常性工作的時(shí)間，如在相對(duì)固定的時(shí)間段給領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送文件等。根據(jù)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃，也要做好自己的工作計(jì)劃，安排好完成各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間。
集中辦理要事。要掌握和配合好領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間節(jié)奏，合理有效地安排時(shí)間和任務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠在精力最旺盛的時(shí)間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言，要把主要時(shí)間和精力集中在完成重要和緊急的任務(wù)上，不要因?yàn)殇佁焐w地的瑣碎小事而貽誤了領(lǐng)導(dǎo)交辦的大事。對(duì)于像起草重要文稿這類(lèi)時(shí)間上不緊迫但需要集中精力的重要任務(wù)，要放在一個(gè)可以集中注意力思考的時(shí)間段，比如利用晚上的時(shí)間。
善用碎片時(shí)間。我們每天都有大量的零碎時(shí)間，這些時(shí)間應(yīng)充分利用起來(lái)，處理比較瑣碎的事務(wù)，如整理存檔文件、分發(fā)通知和紀(jì)要、溝通各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)安排、回復(fù)郵件和傳真等。積細(xì)流成江河，這有助于我們做到案無(wú)積卷、日事日畢。在工作計(jì)劃中我們也要注意安排預(yù)留一些小塊的空余時(shí)間，便于應(yīng)對(duì)突發(fā)的工作任務(wù)。
二、高效貫徹執(zhí)行
立說(shuō)立行立改。接到領(lǐng)導(dǎo)指示和任務(wù)時(shí)，特別是遇到突發(fā)性、臨時(shí)性事件時(shí)，要立說(shuō)立行、馬上就辦。對(duì)重要工作任務(wù)要逐一登記，及時(shí)分解細(xì)化，抓住關(guān)鍵點(diǎn)，設(shè)定工作完成期限，倒推各步驟的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有序推進(jìn)落實(shí)，完成一項(xiàng)銷(xiāo)號(hào)一項(xiàng)。
及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)部署工作任務(wù)時(shí)，要迅速準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，對(duì)拿不準(zhǔn)或容易出錯(cuò)的地方，要和領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)清楚。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)部署，要協(xié)助做好后續(xù)落實(shí)，及時(shí)與職能部門(mén)溝通，抓好協(xié)調(diào)、跟進(jìn)和督辦，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。
實(shí)現(xiàn)同頻共振。“身在兵位，胸為帥謀”，秘書(shū)要從大局和全局出發(fā)考慮問(wèn)題，多從領(lǐng)導(dǎo)的視角來(lái)?yè)Q位思考，多替領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出思路和提建議，與領(lǐng)導(dǎo)形成“共振”。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)程中，逐步把握和契合領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格，形成適合領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)模式。
三、不斷總結(jié)提升
做好工作日志。要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”，記錄下工作內(nèi)容、花費(fèi)時(shí)間以及在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題、解決思路和結(jié)果，記下工作中的收獲、體會(huì)和感悟。記錄的過(guò)程就是體悟升華的過(guò)程，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累，一定可以不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作效率�？梢岳矛F(xiàn)代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經(jīng)�；仡^反思，定期形成月度工作小結(jié)，總結(jié)存在的不足，從而改進(jìn)工作方法，提高時(shí)間利用效率。
不斷學(xué)習(xí)提高。在日常工作中把學(xué)習(xí)作為一種常態(tài)，從書(shū)本和實(shí)踐中學(xué)，深化對(duì)中央大政方針的理解，深化對(duì)各部門(mén)工作內(nèi)容和規(guī)律的認(rèn)識(shí)，深化對(duì)法律、管理、外語(yǔ)、辦公自動(dòng)化等各領(lǐng)域知識(shí)的了解，從而不斷提高自身能力和水平，從根本上提升工作效率。
形成流程規(guī)范。要將常態(tài)化的例行工作流程化，形成操作規(guī)范，減少完成中的不確定性，節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率，不斷提高工作規(guī)范化水平。例如將工作計(jì)劃和日程安排流程、各類(lèi)文稿起草范式和發(fā)文流程、各類(lèi)重要會(huì)議及活動(dòng)組織籌備流程等匯編成冊(cè)，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)優(yōu)化。
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