什么是秘書禮儀

什么是秘書禮儀

　　每個人每天都要與人交往，在交往過程中若都按照自己的喜好各行其是，人與人之間將會變得難以溝通。因此，我們需要講究禮儀，它不僅是人際交往的基本規則，也是交往過程中需要大家普遍遵守的行為秩序。

　　一、 什么是禮儀

　　孔子有云：“禮者，敬人也。”這里所提到的“禮”字是尊重的意思。也就是說，從本質上講，“禮”所指的是一個人尊重自己、尊重他人、尊重社會的基本態度。尊重是相互的，“來而不往，非禮也。”一個不尊重他人的人，同樣不會得到對方的尊重。“儀”在“禮儀”中是規范的表現形式，“禮”是一種態度，那么“儀”就是在這種態度下所表現出來的行為。因此，概括來講，禮儀就是人面在人際交往中出于尊重所表現出來的規范行為。

　　規范的禮儀不僅象征著社會的發展，還標志著人類文明的進步。在當今社會中，禮儀和法律并成為人類兩大行為準則。而它們的區別在于，法律具有強制性，而禮儀則是一種很強的自覺性。二者都在隨著社會的進步和發展，根據不同行業的具體要求，不斷地被完善著。

　　二、 秘書禮儀

　　秘書禮儀作為禮儀的一個分支，更加具體化，是秘書日常交往過程中必須要遵守的行為準則。那么秘書禮儀具體都包含哪些內容呢？

　　（一）形象禮儀

　　1.著裝禮儀。

　　著裝禮儀意在塑造秘書的工作形象，強化秘書的內在修養。得體的著裝不僅是秘書個人內在素養的外在表現，在某些時候往往還代表著企業的形象。因此每一個秘書都應該學習和掌握一定的著裝禮儀常識，按照不同行業的不同要求，做到得體和規范。

　　秘書的著裝簡而言之可以用四個字概括：應時應景，即與時代同步，與季節同步，與時間同步，與環境同步。作為新世紀的秘書，著裝不應與時代脫節，但也不需要走在時代的前沿，與時代進步的步伐保持一致即可，簡單大方的款式，精致的剪裁，細節中往往彰顯出個性，令人印象深刻。保持著裝的基本消暑御寒功能，切忌“臟，亂，破，露，透，緊，短，艷和異”，尊重服裝的規范穿法，切忌自成一派的穿法。工作時間與非工作時間的著裝要有所區別，工作時間不可著運動裝等過于休閑的服飾。

　　2.修飾禮儀。

　　面部妝容，發型和飾物的佩戴均歸屬修飾禮儀范疇。作為一名秘書，面部妝容應以淡妝為主，切忌濃妝艷抹，給對方造成過猶不及的印象。著重眼部的修飾，搭配以適合的眉型，往往會令人看起來神采奕奕。唇部要多注重保養，保持一雙無脫皮的潤澤雙唇，無需著重顏色的修飾，一點點唇油便在細節中體現出精致。發型應以適合自己為主，以端莊為表現目的，切忌顏色花哨，造型夸張。而在飾物的佩戴上，則應以簡單為主，少而精，慎重選擇款式，區別男女。尤其外事秘書，國際化的工作范圍會接觸到不同國家不同民族的人，其中某些人可能有其獨有的信仰與禁忌，遇到這種情況，就需要秘書人員提前做好功課，在妝容、發型、服飾特別是飾物的佩戴上，多加留心。

　　3.舉止禮儀。

　　規范的舉止不僅是對秘書而言，對任何人而言都是內在修養的外在體現。孔子曾經說過：非禮勿動。結合秘書的工作而言，可以概括為合乎體統，合乎身份，合乎場合。舉止文明禮貌，行為自然得體，步伐沉著穩健，手勢動作規范。切忌小動作不斷和濫用手勢。尤其是在與人交往中，舉止首先要尊重對方，優雅大度中展現出一個秘書的修養和風度。

　　（二）公務禮儀

　　1.匯報禮儀。

　　作為秘書經常要上傳下達，因此在匯報禮儀中首先要區分匯報對象。當與被匯報人是上下級關系時，若是作為下級向上級匯報，應遵守歸口管理的原則，直接找分管負責人來匯報，不宜擅自匯報或越級匯報；若是作為上級向下級通報，則需要真實地反映情況，不可瞞報，否則將很容易失去下屬的支持，也較難獲得體諒。當秘書單獨匯報時，最好簡單明了、直抒胸臆；若是集體匯報，則需要實現集思廣益，討論總結，力求全面地反映問題的同時，高效地完成匯報。當然無論哪一種情況，作為秘書人員，都需要把握適當的時機，選擇合適的地點，充實匯報的內容，條理清晰地進行匯報。

　　2.辦公禮儀。

　　秘書作為辦公室一員，首先應忠于職守，嚴格恪守時間，不遲到不早退。上傳下達中，規范語言，尊重對方。工作中保護環境，保持衛生，維護辦公秩序的良好運行。

　　3.會務禮儀。

　　秘書人員經常要面對各類會議的組織工作，因此嚴格的會務禮儀成了秘書必不可少的一項規范內容。首先在會議的組織上，需注意周密地制定會議規則，充分地進行會議籌備，完善地組織會議進程，和妥善的處理收尾工作。做到會前規范化，會中細節化，會后系統化。一場會議的成功與否，往往由細節決定。

　　4.電話禮儀。

　　信息化時代電話成了日常工作中被頻繁使用的溝通工具之一，而電話形象也成為了秘書職業形象的重要組成部分。接打電話的時候要耐心、細致、周道、熱情，口齒清晰，音量適中，語速正常。撥打電話時要注意時間恰當，語言流暢，表達清晰，舉止得當。而接電話時要注意及時，文明，做好記錄以便協調、轉述和匯報。

　　5.文書禮儀。

　　日常禮儀文書主要分三大類：信函、致辭和題贈，總體遵循四大原則：主題突出，情意誠摯，格式規范和語言得體。由于其使用之頻繁，種類之繁多，這里就不一一贅述了。

　　綜上所述,不難看出，秘書禮儀體現在秘書日常工作的方方面面，以至于一言一行、穿著打扮，請示匯報等等每一個細節都體現著規范所在。一個企業的禮儀文化是企業形象和員工素養的綜合體現，只有做好應有的禮儀才能塑造良好的企業形象。因此，作為一個合格的秘書，必須從細節做起，在理論上充分認識其重要性的同時，還要在實踐中多學習、多觀察、多積累才行。

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