采購合同的管理制度和流程
采購合同管理制度和流程的具體內容是什么?下面小編為大家對其相關內容進行講解，歡迎閱讀。
采購合同的管理制度和流程
一、采購合同管理程序
1、目的。
為了加強采購合同管理，防范采購合同風險，維護公司的利益，現依據國家相關法律法規及公司采購合同管理規定，特制定本制度。
2、適用范圍。
本制度明確了采購合同管理部門的職責，規定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內容，適用于公司生產所需物料及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。
3、管理職責。
采購部負責采購合同的談判、起草、執行、變更等工作，采購部部長、副總經理或總經理對采購合同進行審批。
4、采購合同的形式。
采購合同的訂立必須采取書面形式，經簽約雙方協商的有關修改采購合同的文書、傳真等，均屬于采購合同的范圍。
5、采購合同的內容。
采購合同包括九項基本內容，即當事人姓名、住所和聯系方式，標的全稱、價款或報酬，數量和規格型號，品質和技術要求，履約方式和期限、地點，驗收標準和方式，付款方式和期限，售后服務和其他優惠條款，違約責任和解決爭議的方法。這九項內容必須編寫齊全，各項內容的條款應當明確、具體，文字表達要嚴謹，書寫要工整。
二、采購合同管理流程
1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。
⑴ 合同正文應包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2) 采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質量保證期;
8) 質量要求及規范;
9)違約責任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司信息;
11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規定
1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;
2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點;
5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;
6) 詳細約定發票的提供時間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;
8) 違約責任一定要詳細、具體;
9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
三、采購合同簽訂的相關問題
1、采購簽約權限的規定。
(1)副總經理有權簽署標的額在5000元以下的采購合同。2.標的額在10000元以上的采購合同需由總經理簽署。
2、供應商調查。
簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用(含經營范圍、銀行資金、履約能力、技術和質量等級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經法人代表授權的委托代理人等)進行全面了解。標的總價在100000元以上的采購合同應當形成書面比價單，并就對方的情況進行分析。
3、起草采購合同。
采購管理員根據審核的'比價單起草采購合同。
4、采購合同審批程序。
采購部長對采購合同文本進行初審。然后報副總經理或總經理審批,最后到財務部簽章。
5、采購合同簽訂過程中各部門的職責劃分。
(1)采購部負責采購合同簽訂前的合同詢價、議價、調研等工作。
(2)財務部和質量管理部配合采購部做好采購合同貨款和采購合同標的的質量檢驗工作。
(3)其他部門在各自部門職責范圍內對采購合同的管理提供支持。
6、采購部、財務部和行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復印件。
四、采購合同履行的要求
1、采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按照采購合同的約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據采購合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。
2、在采購合同履行過程中，采購部應根據采購合同的履行情況編制“合同管理臺賬”，做好詳細記錄，并保留相關能夠證明采購合同履行情況的原始憑證。
3、遇履行困難的采購合同必須及時向領導匯報。
第15條在采購合同履行過程中出現下列情況之一時，采購部應及時報告相關領導，并按照國家相關法律法規和公司有關規定及采購合同約定與對方協商變更或解除采購合同。
(1)由于不可抗力因素導致采購合同不能繼續履行的。
(2)由于對方在采購合同約定的期限內沒有履行采購合同所規定義務的。
(3)由于情況變更，致使我方無法按約定履行采購合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。
(4)其他采購合同約定或法律規定的情形出現。
4、采購合同發生糾紛時，采購部相關人員應會同法律顧問與對方協商解決，協商不成需進行仲裁或訴訟的，相關部門應協助法律顧問辦理有關事宜。
五、采購合同管理紀律要求
1、參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現下列情況，否則公司將視情節輕重給予相應處分。
(1)泄露或私自更改采購合同的內容。2.丟失采購合同。
(2)損害公司的利益。
(3)在參與采購合同制定、簽訂的過程中出現嚴重的不負責任的行為。
2、參與采購合同履行的人員違反國家和公司相關規定，給公司造成經濟損失或其他損失的，視其性質和情節輕重，由公司給予責任人行政或經濟處罰。
3、對于觸犯法律的人員，移交司法部門處理，公司保留對責任人的追索權。
六、采購合同資料管理
1、采購部負責采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、等工作。
2、財務部負責采購合同管理過程中所涉及的原始憑證、票據的備份和保存工作。
1、本制度未盡事宜依照國家有關的法律法規和政策執行。
2、本制度自公布之日起執行，在此前發布的有關規定與本制度相抵觸的，以本制度為準。
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