借款單
一、借款單的格式
下面這是一般單位的內(nèi)外部借款單格式，對于好多單位來說，有短期往來，不涉及借款利息的話，會用到借款單。也有單位，給對方開借款收據(jù)，不用借款單。還有 就是單位內(nèi)部人員，有時候需要預(yù)借現(xiàn)金，也可以用這個表格。我們公司用的就是這種格式的借款單，一式三聯(lián)，分別為付款憑證聯(lián)、結(jié)算憑證聯(lián)和回執(zhí)聯(lián)。
二、借款單的使用
一般來講，付款憑證聯(lián)是付款后作為支付憑證的附件，而結(jié)算憑證和回執(zhí)聯(lián)則都記錄該款項還款的情況，不同的是結(jié)算憑證是公司留底，一般在作為最后一次結(jié)算該借款憑證的附件，而回執(zhí)是員工留底作為結(jié)算和清賬的憑證。借款時將第一聯(lián)付款聯(lián)作為支付憑證的附件;第三聯(lián)給借款人保存(有的'公司也采取暫保管的方法，我們公司便是)，每次還款時在上面作記錄，在清賬后可以替代收據(jù)。第二聯(lián)結(jié)算聯(lián)由會計保存，每次還款時由會計在上面作和回執(zhí)聯(lián)同樣的記錄，在最后一次還清時附在清賬的憑證后。在這里我打算結(jié)合具體的實務(wù)操作來演練一下借款單的使用方法，譬如：我公司員工小張近日打算出差到外地，需要借用一些現(xiàn)金(1000元)做備用，等出差回來后用報銷單來沖減借款金額，那么該如何操作呢?
1.借款
首先，小張需要先到財務(wù)部領(lǐng)取一式三聯(lián)的借款單，即圖1格式的借款單三份，然后根據(jù)格式要求填好借款單，并找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字(后兩聯(lián)需用復(fù)寫紙來寫)。
然后，拿著此份借款單到財務(wù)部借錢就可，財務(wù)人員根據(jù)借款單上的金額把錢給借款人，并做賬如下：
借：其他應(yīng)收款---XX員工 1000
貸：現(xiàn)金 1000
此時，第一聯(lián)付款憑證聯(lián)做記賬附件，第二聯(lián)結(jié)算憑證聯(lián)交出納，第三聯(lián)回執(zhí)聯(lián)給小張(我們公司一并保管)。
2.報銷(還款)
報銷時，報銷人小張拿費用報銷單及回執(zhí)聯(lián)就可以了，分兩種情況：
(1)若報銷的金額超過借支的，如報銷金額為1500元，則做賬如下：
借：營業(yè)費用等 1500
貸：現(xiàn)金 500
其他應(yīng)收款---XX員工 1000
(2)若借支的錢沒花完，有剩余的，如報銷金額為800元，則做賬如下：
借：營業(yè)費用等 800
現(xiàn)金 200
貸：其他應(yīng)收款---XX員工 1000,
財務(wù)人員在結(jié)算聯(lián)和回執(zhí)聯(lián)的借款單付款記錄的位置處，標(biāo)明款已還清(在此也需使用到復(fù)寫紙)，然后把其中的第三聯(lián)回執(zhí)聯(lián)交與借款人留存，第二聯(lián)結(jié)算聯(lián)附在清賬的憑證后，至此該筆業(yè)務(wù)完成。