1、語(yǔ)氣自然語(yǔ)言和句子要簡(jiǎn)單明了。不要聽(tīng)上去象別人的話，特別是用一些你從未用過(guò)的令人費(fèi)解的詞語(yǔ)和句子時(shí)(你也許會(huì)在寫(xiě)作中誤用)，也許你本來(lái)是想加深印象，但是結(jié)果卻是令人難懂。寫(xiě)信就象你說(shuō)話一樣。語(yǔ)氣要正式但不能僵硬。語(yǔ)言要直截了當(dāng)，不要依靠詞典。至于你的履歷表，詞語(yǔ)要生動(dòng)使句子有力。
申請(qǐng)研讀的學(xué)位越高，以往的科研、學(xué)術(shù)成果和工作經(jīng)驗(yàn)等等就越是重要。許多申請(qǐng)者錯(cuò)誤地認(rèn)為自己發(fā)表的文章已經(jīng)列在履歷里面了，在自薦信中就不應(yīng)該再提。其實(shí)，個(gè)人履歷是一份完全不同的文件。它是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷的一種簡(jiǎn)潔而全面的介紹，使得讀者對(duì)申請(qǐng)者能夠很快有一個(gè)大致的了解。自薦信則是需要(或是希望)讀者仔細(xì)閱讀的，它要介紹申請(qǐng)者的成就、抱負(fù)和個(gè)人品德。所以申請(qǐng)者不用擔(dān)心內(nèi)容上的重復(fù)。還有許多申請(qǐng)者硬是要把自薦信的篇幅壓縮在一頁(yè)紙內(nèi)，因而只能很簡(jiǎn)要地提到自己的成就。其實(shí)，如果內(nèi)容充實(shí)，為什么不能寫(xiě)到二至三頁(yè)呢？比如說(shuō)到發(fā)表的論文，往往只提到一個(gè)題目。其實(shí)，寫(xiě)一篇科研論文往往是要付出巨大心血的。這不光是寫(xiě)篇文章，而是反復(fù)的科學(xué)論證和無(wú)數(shù)次實(shí)驗(yàn)的結(jié)晶。申請(qǐng)者起碼應(yīng)該用二至三個(gè)句子，說(shuō)明這篇論文所代表的實(shí)驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)用的方法、目的和獲得的成績(jī)。還應(yīng)該說(shuō)明通過(guò)發(fā)表這篇(或這幾篇)論文，申請(qǐng)者在這一領(lǐng)域做出了什么貢獻(xiàn)，獲得了哪些思想方法、認(rèn)識(shí)和科研手段上的提高。
2、通俗易懂寫(xiě)作要考慮讀者對(duì)象的知識(shí)背景。人事經(jīng)理不是你這個(gè)專業(yè)的行家，所以，你不能用太過(guò)專業(yè)的字眼，一來(lái)人事經(jīng)理會(huì)對(duì)自己看不懂的東西失去興趣，二來(lái)，未免有賣(mài)弄之嫌。切記：不要使用生僻詞語(yǔ)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)。
3、言簡(jiǎn)意賅切忌面面俱到，專司招聘的工作人員多半工作量大，時(shí)間寶貴，不可能花時(shí)間在你冗長(zhǎng)的簡(jiǎn)歷上，反而會(huì)增加招聘人的反感。所以，自薦信應(yīng)在重點(diǎn)突出、內(nèi)容完整的前提下，盡可能簡(jiǎn)明扼要，不要陷入無(wú)關(guān)緊要的說(shuō)明。多用短句、每段只表達(dá)一個(gè)意思。
4、具體明確不要使用模糊、籠統(tǒng)的字眼；多使用實(shí)例、數(shù)字、等具體的說(shuō)明。如：“我設(shè)計(jì)的生產(chǎn)日程安排系統(tǒng)為公司創(chuàng)收超過(guò)一百萬(wàn)美金”就比“我設(shè)計(jì)的日程安排系統(tǒng)為公司創(chuàng)收頗豐”有說(shuō)服力。