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職場(chǎng)商務(wù)禮儀【六】
26.電話(huà)鈴聲不應(yīng)超過(guò)三聲——
當(dāng)電話(huà)鈴響了好幾聲，卻不見(jiàn)對(duì)方來(lái)接聽(tīng)時(shí)，一般打電話(huà)者會(huì)覺(jué)得煩躁，相信你也有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。終于，有人接聽(tīng)了，但傳來(lái)的卻是一聲很沒(méi)精神的“喂……”。
接電話(huà)應(yīng)在電話(huà)鈴響第三聲之前。如果此時(shí)沒(méi)空，過(guò)了許久才接電話(huà)，也應(yīng)該說(shuō)聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。
無(wú)論是什么原因千萬(wàn)別讓電話(huà)響太久，才不會(huì)遲遲沒(méi)人接電話(huà)，而使對(duì)方焦躁不安。
27.應(yīng)確認(rèn)對(duì)方的留言——
當(dāng)你從對(duì)方那里聽(tīng)到留言后，說(shuō)聲“請(qǐng)讓我復(fù)述一遍”，并把聽(tīng)到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時(shí)，對(duì)于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名，應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。
例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類(lèi)，并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。復(fù)述之后，還應(yīng)附加一句“我叫○○，我將會(huì)把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人”，以使對(duì)方放心。
此外，如果是自己留言，當(dāng)對(duì)方?jīng)]有復(fù)述時(shí)，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補(bǔ)充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。
28.無(wú)法決定之事，應(yīng)請(qǐng)上司前來(lái)處理——
剛剛進(jìn)入公司的佩君，無(wú)論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話(huà)時(shí)，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請(qǐng)別人來(lái)聽(tīng)，很沒(méi)面子。因此，她只是含含糊糊地回答。可是，后來(lái)卻發(fā)生嚴(yán)重的問(wèn)題，佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。
雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時(shí)她應(yīng)當(dāng)及早地說(shuō)一句：“我請(qǐng)負(fù)責(zé)人來(lái)接”或“對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來(lái)接聽(tīng)。
在弄不清能不能讓其他人來(lái)接聽(tīng)的時(shí)刻，只要以能讓上司或資深同事聽(tīng)見(jiàn)的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復(fù)述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對(duì)方和自己在說(shuō)些什么。
因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來(lái)應(yīng)付，而要尋求周?chē)说膸椭?br />
29.當(dāng)不人不在，應(yīng)盡早告知——
當(dāng)電話(huà)打給不在的人時(shí)，不能證據(jù)隨便地問(wèn)“您有什么事?”因?yàn)榇螂娫?huà)的對(duì)方并非找你，而只想請(qǐng)你盡快地轉(zhuǎn)給當(dāng)事人接聽(tīng)。
如果讓對(duì)方詳細(xì)地說(shuō)明事由之后，再對(duì)他說(shuō)“真不湊巧，當(dāng)事人已外出”，你就可以想像對(duì)方的心情變得多么糟糕。
所以，最好在一開(kāi)始就告訴對(duì)方當(dāng)事人不在，才是恰當(dāng)?shù)男袨椤７駝t，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對(duì)方的麻煩。
30.當(dāng)事人外出，應(yīng)告知回來(lái)時(shí)間——
當(dāng)對(duì)方打電話(huà)來(lái)找的人不在時(shí)，應(yīng)該告訴對(duì)方“此人現(xiàn)在外出，預(yù)計(jì)○點(diǎn)回來(lái)”，如此一來(lái)他就能變更時(shí)間，訂出到那個(gè)時(shí)刻為止的日程表。因此，當(dāng)事人不在時(shí)接到電話(huà)，就一定要告訴對(duì)方前者返回公司的時(shí)間。
有時(shí)對(duì)方或許會(huì)說(shuō)“我待會(huì)兒再打電話(huà)來(lái)”，如果只簡(jiǎn)單地說(shuō)聲“知道了”，然后將電話(huà)掛斷，是不太恰當(dāng)?shù)摹ｋm然是對(duì)方打來(lái)的電話(huà)，還是應(yīng)當(dāng)說(shuō)“他回來(lái)后我會(huì)請(qǐng)他回您電話(huà)，好嗎?”這樣才合乎禮儀。
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