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留出4個(gè)郵件時(shí)段，工作大提速
寧歡今天有個(gè)緊急工作，需要為明天的討論會(huì)做準(zhǔn)備，至少要拿出兩個(gè)比較完善的方案。準(zhǔn)備方案不僅需要查閱很多資料，還得寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告、打印、裝訂，時(shí)間很緊迫。一上班，寧歡第一件事就是打開(kāi)郵箱，果不其然，十多封新郵件等在那里，不過(guò)并沒(méi)有需要特別費(fèi)心處理的事情。然而，等她把所有郵件看完，已經(jīng)過(guò)去四十分鐘了。
去趟洗手間，寧歡開(kāi)始準(zhǔn)備會(huì)議資料，可就在她剛剛進(jìn)入狀態(tài)時(shí)，新郵件又來(lái)了，原來(lái)是同事向她詢問(wèn)一個(gè)資料的問(wèn)題。雖然事情不緊迫，但熱心的寧歡立刻開(kāi)始尋找，終于在一個(gè)小時(shí)候內(nèi)找到了資料傳給同事。這個(gè)時(shí)候已經(jīng)到了午餐時(shí)間。好不容易到下午兩點(diǎn)，寧歡看完了資料，需要思考一下時(shí)，接二連三的郵件又跑了出來(lái)。就這樣斷斷續(xù)續(xù)思考著，寧歡在晚上七點(diǎn)多終于理清思路，開(kāi)始撰寫(xiě)文檔，再加上之后的一系列工作，看來(lái)她沒(méi)有多少休息的時(shí)間了。
寧歡這種是典型的電子郵件上癮癥患者。患有電子郵件上癮癥的人，通常會(huì)表現(xiàn)為：工作對(duì)電子郵件的依賴性很強(qiáng)；有定期檢查電子郵件的習(xí)慣；一有郵件馬上處理，不管是否緊急。事實(shí)上，那些郵件可能并不重要，遲一點(diǎn)接收處理甚至根本不看也并不會(huì)對(duì)工作有太大影響。但對(duì)電子郵件上癮的人卻將它視為第一要?jiǎng)?wù)，寧可為了這些價(jià)值不高的郵件耽誤工作，降低了效率。
其實(shí)，想減弱電子郵件對(duì)工作的負(fù)面影響，可以采取為自己打造電子郵件時(shí)間的策略。所謂電子郵件時(shí)間，就是專門(mén)用于處理郵件的時(shí)間，避免隨時(shí)隨地去處理新郵件帶來(lái)的浪費(fèi)。在電子郵件時(shí)間外，禁止自己直接查看郵箱。如果工作不需要隨時(shí)上網(wǎng)，那么甚至可以采取非電子郵件時(shí)間斷網(wǎng)來(lái)保證自己有足夠時(shí)間處理正常工作。一般來(lái)說(shuō)，你一天之中應(yīng)該設(shè)定四個(gè)電子郵件時(shí)間：
1、上班后的兩小時(shí)。
上班開(kāi)始的兩個(gè)小時(shí)保證你能夠集中注意力處理最緊急的事情，避免把經(jīng)歷最充沛的時(shí)間浪費(fèi)在處理瑣事上。兩個(gè)小時(shí)候，人開(kāi)始變得疲倦，而這個(gè)時(shí)候正好看看郵箱里有什么新郵件，順便放松一下。
2、下午上班前半小時(shí)。
很多人都習(xí)慣在中午吃飯前發(fā)出一些工作指示，上班前看看有沒(méi)有需要你下午處理的任務(wù)，避免錯(cuò)過(guò)一些緊急郵件。
3、下午三四點(diǎn)左右。
這是個(gè)非常適合與人溝通聯(lián)系的時(shí)間，所以你大可以在此時(shí)段發(fā)送各種郵件。
4、下班前。
在離開(kāi)公司前看看有沒(méi)有什么新任務(wù)，沒(méi)有的話就可以放心走人了。
請(qǐng)放心，你不會(huì)錯(cuò)過(guò)什么緊急郵件的。四次檢查油箱足以保證你不會(huì)耽誤那些所謂的加急工作。如果對(duì)方急需你的回應(yīng)，他會(huì)選擇和你電話聯(lián)絡(luò)。如果他還能等待，則說(shuō)明這件事還沒(méi)有急到需要你放下手頭工作優(yōu)先處理的程度。
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