會議制度

時(shí)間：2020-11-16 08:08:22 制度我要投稿

會議制度模板

　　1．目的和范圍:

會議制度模板

　　會議是公司內(nèi)部溝通的最有效方式之一，建立會議制度目的在于規(guī)范各種會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議記錄、會議紀(jì)要發(fā)放、會后跟蹤落實(shí)等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續(xù)有效的制度化改進(jìn)。其范圍涵蓋公司內(nèi)的各種會議以及公司員工外出參加的會議。

　　2．職責(zé)

　　2.1總經(jīng)理/副總經(jīng)理

　　2.1.1主持經(jīng)理例會、公司專題會議、管理評審會議、全體員工大會；

　　2.1.2指定專人追蹤經(jīng)理例會事項(xiàng)的落實(shí)情況；

　　2.1.3經(jīng)理例會后,指定專人整理會議記錄,形成并發(fā)放會議紀(jì)要；

　　2.1.4參加相關(guān)會議。

　　2.2總經(jīng)理室

　　2.2.1總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)經(jīng)理例會的.通知、召集；總經(jīng)理室有關(guān)人員參加經(jīng)理例會。

　　2.2.2總經(jīng)理室通知召開公司員工大會；

　　2.2.3組織召開公司專題會議；

　　2.2.4負(fù)責(zé)組織與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會議；

　　2.2.5總經(jīng)理室副主任負(fù)責(zé)經(jīng)理例會和公司專題會議的會議記錄、會議紀(jì)要發(fā)放、會議布置工作執(zhí)行情況的追蹤、落實(shí)和反饋等工作。

　　2.3各部門

　　2.3.1經(jīng)理例會前向總經(jīng)理室遞交本部門工作周記，部門正職經(jīng)理和項(xiàng)目部正職經(jīng)理參加經(jīng)理例會，布置執(zhí)行會議安排工作；

　　2.3.2部門經(jīng)理主持召開本部門周會，負(fù)責(zé)周會精神在本部門內(nèi)部的溝通；

　　2.3.3業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專題會議的召開，并組織相關(guān)部門參加；指定專人做會議記錄，發(fā)放會議紀(jì)要、追蹤落實(shí)會議布置工作；

　　2.3.4部門經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理審定并批準(zhǔn)員工外出參加外部會議（高級員工由總經(jīng)理批準(zhǔn)）；

　　2.3.5人力資源部負(fù)責(zé)公司員工大會等會議的具體會務(wù)安排。

　　3．工作流程

　　3.1會議類別

　　3.1.1例會，包括經(jīng)理例會、各部室周會、項(xiàng)目部例會、施工監(jiān)理例會等；

　　3.1.2專題會議，包括公司專題會議和部門業(yè)務(wù)專題會議（針對業(yè)務(wù)專題由業(yè)務(wù)主管部門牽頭組織有關(guān)人員召開，如圖紙會審會議、開標(biāo)評標(biāo)會議、合同評審會議等）；

　　3.1.3與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會議，包括內(nèi)外審首末次會議，內(nèi)、外部審核會議，管理評審會議等；

　　3.1.4全體員工大會，包括各種動員大會、年初計(jì)劃動員會、年終總結(jié)表彰會等；

　　3.1.5其他內(nèi)部會議；

　　3.1.6外部會議：指公司員工外出參加的由政府、行業(yè)協(xié)會和其他組織機(jī)構(gòu)主辦的各種會議。

　　3.2會議組織流程

　　3.2.1例會

　　3.2.1.1經(jīng)理例會

　　A．經(jīng)理例會由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)召集，原則上每兩周一次。與會人員為各部室正職經(jīng)理、總經(jīng)理室有關(guān)人員以及總經(jīng)理指定的其他員工。原則上每三個(gè)月召開一次經(jīng)理例會擴(kuò)大會議，與會人員范圍擴(kuò)大至公司本部以及各分支機(jī)構(gòu)的所有中、高級職員。

　　B．在例會前，各部室應(yīng)向總經(jīng)理室遞交部門工作周記一式四份（分發(fā)至總經(jīng)理、兩位副總、記錄存檔各一份）。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問題及改進(jìn)意見”、“下周主要工作計(jì)劃”三個(gè)欄目。總經(jīng)理室指定專人追蹤上次經(jīng)理例會事項(xiàng)的落實(shí)情況，并整理成“經(jīng)理例會落實(shí)情況”一式四份（分發(fā)范圍同部門工作周記）。

　　C．在經(jīng)理例會上，由副總經(jīng)理通報(bào)上次例會已落實(shí)事項(xiàng)和未落實(shí)或正在辦理中的事項(xiàng)；總經(jīng)理主持討論各部室周記“存在的問題及改進(jìn)意見”欄目中提出的問題，并確定改進(jìn)意見；總經(jīng)理主持討論會上提出的其他問題。

　　D．在經(jīng)理例會后，由總經(jīng)理室副主任整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要送呈副總經(jīng)理審閱后，及時(shí)發(fā)放至各與會者手中。與會者應(yīng)向本部門員工傳達(dá)會議精神，安排落實(shí)會議布置工作。會議紀(jì)要必須編號，標(biāo)明“機(jī)密”字樣，注明會議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、缺席人員。經(jīng)理例會紀(jì)要共分“上次例會未完事項(xiàng)”和“本周例會事項(xiàng)”兩個(gè)欄目。總經(jīng)理室保存經(jīng)理例會紀(jì)要、各部室周記、“經(jīng)理例會落實(shí)情況”，并按年度整理成冊，按規(guī)定，每兩年向公司圖書檔案室移交一次。

　　3.2.1.2各部室周會

　　由各部室經(jīng)理負(fù)責(zé)主持召開，會議內(nèi)容包括傳達(dá)經(jīng)理例會精神、安排執(zhí)行經(jīng)理例會上布置的工作、通報(bào)本周工作主要情況、討論存在的問題及改進(jìn)意見、安排下周主要工作計(jì)劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會人員為各部室全體員工。各部室周會應(yīng)形成書面紀(jì)要或以周記的形式體現(xiàn)，以適當(dāng)?shù)男问剑ㄈ缭诓块T辦公室的看板上張貼）在部門內(nèi)部傳遞，并在當(dāng)周經(jīng)理例會前送呈總經(jīng)理室。

　　3.2.1.3項(xiàng)目部例會和項(xiàng)目部參與的施工監(jiān)理例會

　　項(xiàng)目部例會和項(xiàng)目部參與的施工監(jiān)理例會的有關(guān)制度參見《施工管理程序》。

　　3.2.2專題會議

　　3.2.2.1公司專題會議

　　總經(jīng)理/副總經(jīng)理根據(jù)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作的需要確定公司專題會議議題、議程時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員等，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的意見負(fù)責(zé)召集有關(guān)人員召開專題會議，并負(fù)責(zé)會議記錄、會議紀(jì)要發(fā)放（發(fā)放范圍：每一位與會者）和會議布置工作的追蹤落實(shí)等。公司專題會議根據(jù)具體情況不定期舉行。總經(jīng)理室保存專題會議紀(jì)要，并按年度整理成冊，定期送公司圖書檔案室存檔。

　　3.2.2.2業(yè)務(wù)專題會議

　　由業(yè)務(wù)主管部室負(fù)責(zé)召集，與會者為各有關(guān)部室人員。會議應(yīng)形成書面紀(jì)要分發(fā)至所有與會部門的主管手中，并由專人對會議布置的工作進(jìn)行追蹤。業(yè)務(wù)專題會議根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況不定期舉行，必要時(shí)可針對同一專題舉行多次會議，形成系列紀(jì)要。會議紀(jì)要的發(fā)放和存檔同3.2.2.1的有關(guān)規(guī)定。

　　3.2.3與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會議

　　與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會議，包括內(nèi)外審首末次會議、內(nèi)外部審核會議、管理評審會議等，其有關(guān)規(guī)定參見《工作改進(jìn)管理程序》。

　　3.2.4全體員工大會

　　員工大會由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理室通知召開，并布置有關(guān)部室準(zhǔn)備會議資料，人力資源部負(fù)責(zé)具體會務(wù)安排。員工大會不形成會議紀(jì)要，但總經(jīng)理室應(yīng)保存會議有關(guān)材料，并定期整理歸檔。

　　3.2.5其他內(nèi)部會議

　　其他內(nèi)部會議的有關(guān)制度參照上述適用的條款執(zhí)行。

　　3.2.6外部會議

　　公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會和其他組織機(jī)構(gòu)主辦的各種會議，必須征得部門主管同意，如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續(xù)。員工外出開會期間，必須做好會議記錄，返回公司后，必須在一周內(nèi)整理有關(guān)資料，向部門主管或總經(jīng)理室提交報(bào)告，必要時(shí)召集有關(guān)會議進(jìn)行傳達(dá)。

　　3.3會議紀(jì)要及其他會議文件的歸檔

　　會議紀(jì)要及其他會議文件歸檔參照《檔案管理》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4．相關(guān)文件

　　4.1《施工管理程序》

　　4.2《內(nèi)審程序》

　　4.3《管理評審程序》

　　4.4《工作改進(jìn)管理程序》

　　4.5《人力資源管理制度》

　　5.相關(guān)表單、記錄

　　工作周記

　　各種會議紀(jì)要

　　6.附表