高校行政管理信息溝通互動性的研究

 

 

　　溝通互動性的強弱影響著行政管理信息溝通的效率,強勢的互動能輕松、有效地完成信息溝通,而惰性的互動溝通非常費力,嚴重的將會影響到組織的決策、計劃的制訂和實施。因此,要保證行政管理信息的良好溝通,必須采取對策提高信息溝通的互動性。

 

　　一、高校行政管理信息溝通現狀

 

　　(一)當前高校行政管理信息溝通方式及特點信息的載體主要是紙文本、電子文本,通過文件、網絡和電信等方式傳遞。根據信息載體的特點,行政管理信息溝通方式大致可以分為以下六類:

 

　　(1)靜態公布欄:如報亭、宣傳欄、通知公告欄等,地點較為固定。這種方式的特點是發布成本較低,但接收的成本較高,要求接受者經常去特定的地點瀏覽、閱讀。

 

　　(2)紙文本投遞:將需要傳遞的信息印刷,發至接收者。這種方式的特點是可以完整地將原信息傳遞,便于接受者閱讀、研究、保存,保密性好,但發布的成本較高。要求保密、保存的信息宜采用這種方式發布。如校內外的來往文件、學校的規章制度、政策執行文件等常采取這種方式。

 

　　(3)網頁動態公布:在組織的網絡主頁發布,實質上是一種動態的報亭、宣傳欄、通知公告欄。這種方式的特點是發布迅速、發布成本低、內容全面。但對環境要求較高,必須通過網絡才能接收,同時也要求接受者有經常瀏覽組織主頁的習慣,保密性欠缺,要求保密的信息不宜在網頁上發布。

 

　　(4)電子郵件:發送電子郵件的特點是發布迅速、發布成本較低、內容全面,接受對象可以是單個人或多人,有一定的保密性,但要求接受者有經常瀏覽電子郵箱的習慣。

 

　　(5)短信:短信的特點是發布迅速、及時,但發布成本較高,內容非常簡短。

 

　　(6)電話:電話的特點是發布直接、迅速、及時,并能及時掌握信息接收情況、理解程度,但是發布成本較高,內容簡短。此外,通過打電話和發短信發布信息,雖然及時,但必須對信息內容進行高度濃縮。接收者必須通過其他方式才能獲取原信息,因此,只能是作為一種發布信息的輔助手段,即信息提示。

 

　　(二)信息溝通的現狀信息發布者根據信息時效期的長短,一般首選成本較低的方式發布,如公布欄公告或發電子郵件,在信息得不到重視時采取打電話或發短信的方式進行補救。在實際溝通過程中,同時采用幾種方式重復發布信息的現象非常普遍,長此以往,形成了如下的特點:

 

　　(1)信息接受者對電話或短信通知的信息重視,對電子郵件發布的信息有取舍地重視,對公布欄(包括靜態和動態公告欄)和紙文本發布的信息基本不予重視。

 

　　(2)發布方要花費相當的精力、人力、財力,采用多種方式重復發布信息,特別是一些時效期短、內容重要的信息,要派出多人同時打電話通知,否則就會有相當多的人沒有獲取信息,對工作造成影響。探索這種現象的根源之一,在于管理方把發布信息的輔助手段變成了主要手段,即不管大事小事、信息時效期長或短,都通過打電話來通知,養成了接受方被動接收信息的習慣。

 

　　二、信息溝通互動性的狀態及變化規律信息溝通互動性指的是信息發布者和信息接受者相互間的主動性。溝通互動性是變化的,其強弱變化可以借用布克萊和莫頓的管理方格圖來研究。縱坐標表示信息發布者的主動性,橫坐標表示信息接受者的主動性,依次從低到高分為九等。