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淺談如何做好人事檔案保密工作
摘要：人事檔案信息是記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規(guī)范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
關(guān)鍵詞：人事檔案;保密
人事檔案信息是記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但同時也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規(guī)范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
一、提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)
人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補充。“愛崗敬業(yè)、誠實守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范，也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求，檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責(zé)進行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性，首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合，同時也要牢記法律規(guī)定，嚴格遵紀守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。
二、增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識，學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)
檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，在統(tǒng)一思想、提高認識的基礎(chǔ)上，牢固樹立保密觀念，增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確國家最新的規(guī)范規(guī)定，鞏固保密知識。
三是定期開展保密自查活動，對各個易涉密的風(fēng)險點進行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責(zé)任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責(zé)任感，在工作中細致嚴謹，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責(zé)，分兵把守，將責(zé)任落實到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下，自覺維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。
三、做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中，我們主要應(yīng)注意以下幾點。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定進行建設(shè)。從保密角度考慮，一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠，檔案庫房應(yīng)制定嚴格的管理制度。人事檔案室內(nèi)，設(shè)有專門的涉密人事檔案保險柜，由專人負責(zé)管理，無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。
3.2 嚴格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔(dān)起維護人事檔案完整與安全的職責(zé)：
一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴格的審批手續(xù)，有效避免人事檔案的損壞，同時，發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補救，以免以后遺忘或增加破損;
二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責(zé)人員要嚴格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題;
三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性，按照國家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規(guī)范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。
四、落實人事檔案保密工作職責(zé)
想更好地落實人事檔案保密工作，就要充分發(fā)揮保密工作委員會的作用。保密工作委員會應(yīng)由企業(yè)的主要負責(zé)人、各個部門負責(zé)人及人事部門全體人員組成。人事部和檔案室為保密要害部門，人事部門負責(zé)人事檔案的保密和整理工作，根據(jù)每個人事檔案的內(nèi)容、標注及密級確定該檔案是否屬于保密檔案。需采取保密措施的檔案要放置妥善，在檔案袋或檔案盒上標注密級，將檔案按時交送檔案室進行保管。
人事檔案工作人員和人事檔案利用人員，都必須認真學(xué)習(xí)和執(zhí)行《保密法》及有關(guān)管理規(guī)定，增強自身保密觀念，遵守保密制度。在借閱、查閱涉密人事檔案時，應(yīng)嚴格履行各級領(lǐng)導(dǎo)審批、本人登記手續(xù)，簽訂“涉密檔案保密書”。利用涉密人事檔案者負有對其保密的責(zé)任，不得將人事檔案帶走或轉(zhuǎn)借他人，禁止攜帶人事檔案外出。涉密人事檔案一般不得復(fù)印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。復(fù)制品、衍生品秘密等級不變，由專人登記、保管，用后及時歸檔，定期統(tǒng)一銷毀。利用完人事檔案后，應(yīng)立即將其收回并入柜上鎖，不得在外存放。保密委員會應(yīng)切實負起責(zé)任，對人事檔案的存放及使用進行定期檢查。如發(fā)現(xiàn)有泄漏事件發(fā)生，必須及時整改報告，立即采取補救措施，避免或減輕所害后果。對于做法不當(dāng)而導(dǎo)致保密檔案內(nèi)容泄露的職工，應(yīng)追究其責(zé)任，視情節(jié)輕重對其進行相應(yīng)的處罰。
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