大數(shù)據(jù)企業(yè)文書檔案信息化管理
大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)文書檔案在信息技術基礎上可以為用戶提供更為全面、周到的服務。企業(yè)文書不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持，體現(xiàn)了生產(chǎn)與經(jīng)營的價值，比如，人事管理、財務管理、科研成果等，為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗，也是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn)。
【摘要】
信息技術高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)提升競爭實力的關鍵。加強企業(yè)文書檔案的信息化管理，是確保檔案完整、真實的有效途徑，對企業(yè)發(fā)展有著深遠意義。本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理相關內(nèi)容進行分析，提出信息化管理的對策。
【關鍵詞】
大數(shù)據(jù)環(huán)境;文書檔案管理;信息化;企業(yè)發(fā)展
企業(yè)在發(fā)展中各項管理活動增多，必然會生成非常多的企業(yè)文書檔案，是對企業(yè)經(jīng)營、管理各項信息記錄的保存與管理。在信息化時代下，企業(yè)發(fā)展離不開信息技術，不管是企業(yè)還是機關單位，均構建了信息化管理平臺，文書檔案管理信息化趨勢也加強。信息技術為載體的管理方法比起傳統(tǒng)文書檔案管理存儲數(shù)量增大，檔案信息瀏覽與查詢更加便捷，檔案儲存時間更長，但是依然受到以下因素限制，出現(xiàn)一些管理上的問題，仍面臨挑戰(zhàn)。
一、大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理
(一)大數(shù)據(jù)概述。人類社會不斷發(fā)展中以及網(wǎng)絡行為日漸增多的背景下，作為一種信息記錄與數(shù)據(jù)保存下來的內(nèi)容就是大數(shù)據(jù)，其中不僅包含了生產(chǎn)信息、數(shù)據(jù)，還包括其他涉及企業(yè)發(fā)展的隱私。在網(wǎng)絡逐漸普及下，大數(shù)據(jù)應用日漸普遍，儲存容量不斷增大，期間會產(chǎn)生非常多的難以加工與應用的數(shù)據(jù)，為應用與管理帶來難度。在數(shù)據(jù)容量不斷增大的背景下，很多用戶可以通過查詢、文件檢索、下載、加工、復制等方法應用這些數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)復雜與繁瑣程度進一步增大，為管理帶來了阻礙。在信息技術不斷發(fā)展的背景下，各種信息數(shù)據(jù)獲取也更加有難度，激烈的市場競爭中誰最先獲得了這些信息，誰就獲得了發(fā)展機會，增加了搶占市場的籌碼，對于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保護任何企業(yè)都沒有懈怠過。大數(shù)據(jù)獲取不僅體現(xiàn)在數(shù)據(jù)源獲得上，更體現(xiàn)在借助這些數(shù)據(jù)源，對真正有價值的數(shù)據(jù)進一步發(fā)掘，增加數(shù)據(jù)潛在價值。當前，網(wǎng)絡應用體量大幅度增加，大數(shù)據(jù)成為人們生活不可缺少的信息。
(二)企業(yè)文書檔案與信息化管理概述。企業(yè)文書系統(tǒng)地記錄了企業(yè)成立到發(fā)展期間各項經(jīng)營與管理活動，比如，財務管理、人事管理、外事管理等，都是企業(yè)有顯著價值的資源，通常，文書信息由企業(yè)專門部門負責，包括對文書的收集、整理、排列以及轉送、開發(fā)、處理等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)文書檔案信息化管理在信息技術下會大大提高管理效率，發(fā)揮其內(nèi)在的服務價值。
二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內(nèi)容
(一)企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理。企業(yè)文書檔案以紙質(zhì)為主，其中記錄著各項文字信息，錄入信息的過程較為漫長，考驗著工作人員的耐心，需要付出一定勞動，如果信息量龐大，容易出現(xiàn)錄入錯誤等，查詢信息時也較為困難。但是大數(shù)據(jù)下企業(yè)文書檔案可以實現(xiàn)信息化管理，應用計算機的自動篩選技術可以有效節(jié)省人力、物力，提高工作效率。大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理一個顯著特點就是可以對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字處理，且不改變檔案中的信息內(nèi)容，更加利于保存、查詢等，這就是電子檔案價值的體現(xiàn)，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的重要內(nèi)容之一。
(二)企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡化管理。經(jīng)過從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉換后，還需要對數(shù)字化檔案進行管理，依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)可以進行不分時間、不分地點的修改與添加，使電子檔案更加細化、具體，用戶查詢更加方便，體現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡化管理的便捷性。企業(yè)文書檔案利用功能很多，包括網(wǎng)絡檢索、借閱、歸檔、復制、分類等。
三、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化利用
企業(yè)文書不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持，體現(xiàn)了生產(chǎn)與經(jīng)營的價值，比如，人事管理、財務管理、科研成果等，為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗，也是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn)。由此，企業(yè)文書檔案參考價值也很顯著，實施檔案化管理，可為用戶提供更多、更全面的檔案資源服務。企業(yè)發(fā)展中還能對文書檔案進行重建，依據(jù)不同需求提供不同功能的服務，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化服務的一種體現(xiàn)。與此同時，借助不同地域下的網(wǎng)絡可供用戶隨時下載、查詢，使用戶對企業(yè)文化、產(chǎn)品等的了解更加全面、細致，還能對某個文書檔案進行跟蹤服務，體現(xiàn)開放式服務的優(yōu)勢。
四、結語
總之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)文書檔案在信息技術基礎上可以為用戶提供更為全面、周到的服務。在企業(yè)生產(chǎn)日益增多的前提下，人力、物力成本會逐漸提高，由此，信息化檔案的應用可節(jié)省成本與資源，為用戶在查詢、應用、下載檔案信息中提供了便利。
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