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檔案數(shù)字化實(shí)施方法
檔案數(shù)字化不單是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，還需要制定相關(guān)的管理規(guī)范，以及制作流程來(lái)進(jìn)行實(shí)施與管理。下面yjbys小編跟大家分享一下檔案數(shù)字化的實(shí)施方法!
1、數(shù)字化實(shí)施過(guò)程的管理工作
由辦公室集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理并實(shí)施。
統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，協(xié)調(diào)進(jìn)度，并可提高效率，降低成本。
2、盡量收集電子文檔
目前，文檔信息的處理大都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，所以，及時(shí)和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數(shù)字化的成本，提高檔案資料數(shù)字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。
3、數(shù)字化過(guò)程的流程管理
隨著數(shù)字化技術(shù)的改善，以及數(shù)字化實(shí)施管理經(jīng)驗(yàn)的積累，紹林科技已將數(shù)字化處理過(guò)程開(kāi)發(fā)成規(guī)范化的數(shù)字化流程管理計(jì)算機(jī)程序，使實(shí)體檔案資料的數(shù)字化工作依程序規(guī)范、有序的進(jìn)行，并且，能像飛機(jī)上的黑匣子一樣詳細(xì)、具體且無(wú)聲無(wú)息的記錄整個(gè)數(shù)字化處理過(guò)程，以方便管理、統(tǒng)計(jì)與責(zé)任劃分。
4、掃描文件通過(guò)OCR識(shí)別，以方便利用和搜索
3Hmis內(nèi)嵌有文件掃描模塊，亦容許采用第三方掃描軟件，容許采用任何第三方OCR軟件。
如果OCR結(jié)果僅用于全文搜索，一般可不必校對(duì)，但要作為正式文檔管理，則需經(jīng)過(guò)校對(duì)程序。
5、已有實(shí)體檔案的數(shù)字化處理流程
實(shí)體檔案資料的數(shù)字化工作流程，一般包含以下內(nèi)容：
1)確定檔案資料分類管理架構(gòu)并依管理職責(zé)授權(quán)
2)取卷
3)檔案資料定義(檔案資料著錄)
4)拆卷
5)錄入卷內(nèi)文件信息
6)掃描、OCR與上傳
7)校對(duì)
8)封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜
9)審核確認(rèn)
等。
6、待歸檔文件的收集與數(shù)字化處理流程
對(duì)于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：
1)歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔
2)分類
3)檔案定義(檔案著錄)
4)錄入卷內(nèi)文件信息
5)掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質(zhì)原文件
6)校對(duì)
7)封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜
8)審核確認(rèn)
等。
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7、檔案數(shù)字化處理的發(fā)展建議
3Hmis已具備全面、完整且非常專業(yè)的檔案資料管理功能，未來(lái)的數(shù)字化重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)字化歸檔材料的收集上，比如說(shuō)，從OA系統(tǒng)或其它專業(yè)系統(tǒng)收集數(shù)字化歸檔材料等，3Hmis提供了二次開(kāi)發(fā)接口，通過(guò)二次開(kāi)發(fā)，可按需要，實(shí)時(shí)、自動(dòng)的將其他系統(tǒng)中的待歸檔材料轉(zhuǎn)入檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)中，以方便歸檔、管理與利用。
檔案資料數(shù)字化后，對(duì)于數(shù)字化文件進(jìn)行校正并加蓋歸檔專用的電子印章，固化數(shù)字化文件，應(yīng)該是一種非常好的檔案資料數(shù)字化安全管理措施，建議條件成熟時(shí)采用。
另外，條形碼與電子標(biāo)簽的應(yīng)用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時(shí)采用。
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