華天動力OA辦公系統的中庸之道

時間：2024-07-27 07:40:21 辦公自動化我要投稿

華天動力OA辦公系統的中庸之道

　　華天動力認為，在企業的辦公管理上，OA辦公系統堪稱是一位精通中庸之道的高手。

　　為什么這么說呢?

　　企業管理有兩個基本的目標，一個是高效，另一個是規范。高效就是速度快，效率高，執行力強。規范就是不要壞了規矩，亂了套路，讓管理陷入混亂。

　　每個管理者都希望自己的團隊辦公既高效、又規范，這是一種完美的境界。可事實上，往往是顧得了高效，丟了規范;而得到了規范，又丟了高效。

　　比如，一個大客戶突然打電話給業務員，要采購一大批貨物，下午3點前就要一份報價單和供貨合同，客戶要對比幾家供應商的報價和商務條款，然后馬上會決定從哪里采購。

　　根據公司的規定，大型項目給客戶制作的報價單，必須經過部門主管、生產部、項目部、財務部、副總經理的審批，才能正式遞交給客戶。這個流程下來，少則一兩天，多則三四天。

　　時間不夠用啊，怎么辦呢?

　　如果業務員拿著報價單和合同依次去找這些部門和領導審核，肯定是來不及的，因為有的部門沒在一起辦公，而且有的領導還出差了。不能按時遞交報價單和合同，那這筆業務自然也就沒了。

　　如果業務員做好報價單和合同，給部門主管看一下就發送給客戶，那是來得及的。但沒有經過其他部門和領導的審核，一旦出了問題怎么辦呢?誰也不敢承擔這個責任。

　　顯然，規范和效率之間出現了矛盾，這怎么取舍呢?筆者也沒有什么好辦法，只能靠業務員自己腦洞大開，隨機應變了。但愿他不要經常遇到這種情況。

　　而有了OA辦公系統的幫忙，這件事就會好辦多了。

　　業務員先做好報價單和合同，然后在OA辦公系統上點擊“合同審批”的流程，填上內容，發送，OK了。

　　接下來會怎么樣?OA辦公系統會根據這個業務員所在的部門，自動將表單發給他的部門主管審核。部門主管審核完成后，系統又將表單依次發給生產部、項目部、財務部、副總經理。

　　過了兩個小時，業務員打開OA辦公系統中“我的申請”這個窗口，看看流程走到哪里了，哈，正在副總經理那里呢。對了，副總出差了，業務員正想打給電話給副總，突然想起系統有手機短信提醒的功能，副總是可以及時看到的，現在一定是在忙。

　　與此同時，副總在外地，兩個小時前已經看到手機上收到一個合同審批單待批。當和用戶的老總會談完畢后，馬上在手機上打開這個審批單，原來是一個大項目，他做了幾點指示，就通過了審批。

　　就這樣，業務員用兩個多小時的時間，完成了全部審批流程，2點55分，他順利將報價單和合同發送給客戶。他的高效率和高質量給客戶留下了很好的印象，最后如愿以償的獲得了訂單。

　　華天動力認為，OA辦公系統的模板化流程，保證了工作的規范性，它的無紙化流轉，又保證了工作的高效率。因此，OA辦公系統在規范和效率之間找到了最佳平衡點，不會讓企業顧此失彼，保證了管理和辦公的有效性。

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