內部檔案管理制度（通用9篇）
在現在社會，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的內部檔案管理制度（通用9篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
內部檔案管理制度1
１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，務必堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
３、檔案鑒定，務必按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
４、檔案鑒定工作，務必有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。
５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，務必按照規定的程序，辦好鑒定手續。
６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員務必嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，務必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時光不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。
內部檔案管理制度2
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統一領導和管理。
2、便于網絡部內部和其他部門查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關于章程、規章制度。（每學期整理存檔一次）
2、關于成立、簡介、歷史沿革、大事記等資料。（每學期整理存檔一次）
3、關于內部成員的個人信息、換屆、活動總結等資料。（每學期整理存檔一次）
4、關于活動的計劃書、經費預算、活動總結等材料。（每月整理一次）
5、關于工作的各種報告及統計資料。（每月整理一次）
6、需要網絡部執行的條例、規定、通知等文件。（每月整理一次）
7、由網絡部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）
三、檔案管理
1、檔案的最終統整統管由統籌團負責。
2、網絡部各團自行負責團內檔案收錄、管理，再上交統管。
3、檔案要及時登記編號，分類存檔，要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點，確保整潔與安全。
5、檔案借閱實行單線制，不得轉借，須定期歸還。
四、附則
本制度由統籌團監督其執行，其最終解釋權歸中文系團委網絡部。
本制度自公布之日起實施。
內部檔案管理制度3
1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
內部檔案管理制度4
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
3、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。
5、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明"已銷毀"。
內部檔案管理制度5
1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案"存毀"的工作。
2、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。
5、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。
6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
內部檔案管理制度6
一、檔案管理
（一）凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都務必及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員務必堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案資料包括從成立之日起每年在經營管理工作中構成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一齊排列，不得分開。
3、不一樣年度的文件一般不得在一齊立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時光
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不一樣的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。
內部檔案管理制度7
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，務必遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，務必經檔案人員帶給，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案務必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁帶給利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續帶給，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術文件等檔案材料者，務必追查職責，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事職責。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
內部檔案管理制度8
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中構成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料（包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同）都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
（一）本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本狀況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關修改、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關（包括上報和下批）干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
（二）上級文件材料
1、上級（包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同）有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區狀況的文章。
（三）同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的.合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。 （四）下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本狀況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時光和方法
（一）凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
（二）凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
（三）一項工作已完成時（包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等），由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作構成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
（四）外出開會、考察、學習、參觀構成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
（五）年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
（六）每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
四、歸檔要求
（一）應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
（二）正文與底稿（簽發稿）主件或附件、請示與批復、來文與復文一齊歸檔。
（三）歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，資料、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
（四）歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
（五）歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
（六）凡是歸檔的文件材料務必經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一齊，按文件的先后構成排列好。
內部檔案管理制度9
第一條為保證各類檔案完整性、規范性、安全性，結合國家檔案局第10號令和xx市檔案有關規定，根據公司檔案工作制度，制定本制度。
第二條檔案由總經理指定專人依據本制度履行管理職責，人員名單報總部政務處備案。
歸檔范圍實行確認制，即檔案部門首先根據辦事處的權責體系及相關規章制度起草各部門文件材料的歸檔范圍，經與各部門討論修改，并呈辦事處領導審核確認后，形成《歸檔范圍及保管期限表》。檔案部門以確認通過的歸檔范圍作為各部門檔案收集是否齊全的依據。《歸檔范圍及保管期限表》詳見附件。
（一）歸檔文件材料必須為原件，一般一式一份（套），因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。
（二）歸檔文件材料必須齊全，即按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全部歸檔。
（三）歸檔文件材料必須完整，即每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發件與被轉發件、榮譽檔案與說明榮譽檔案的通報等文字材料、紙質件與電子件完整。
（四）歸檔文件材料必須準確，即歸檔文件材料內容真實，簽署和用印符合文書工作規范，紙質件與電子件內容相符。
（五）歸檔文件的載體材料和書寫材料須符合耐久性要求，如有裝訂應使用不易生銹的裝訂材料。
（六）歸檔文件材料應事先經由各歸檔部門進行初步整理，依次編訂件號和頁號，并填寫《檔案移交清冊》。
外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔；聲像檔案歸檔前，應由歸檔部門進行檢驗，保證載體清潔、耐久和內容真實、可讀，歸檔的數碼照片要求是精度在300萬像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音頻材料為WAV或MP3的格式文件，視頻材料為MPEG或MPEG—2的格式文件，并附相關文字說明。
檔案由檔案部門集中統一管理，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔，歸檔時間實行定期歸檔與隨時歸檔相結合的原則：
（一）黨群工作、經營管理工作、行政管理工作中形成的文件應在第二年一季度向檔案部門移交。
（二）科研開發、項目建設文件應在項目鑒定、竣工驗收后三個月內由向檔案部門移交。
（三）磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。
（四）辦事處取得的各類證照由本單位證照部門負責保管、統計和利用。
（五）部分專業檔案（如人事檔案、會計檔案、審計檔案）由相應部門單獨負責歸檔管理，一般隨時歸檔。
檔案部門對接收的文件進行檢查，將不符合要求的文件退回原部門重新整理。符合要求的文件，交接雙方在《檔案移交清冊》上簽字，該表一式兩份，歸檔部門和檔案部門各留一份，以備查考。
（一）以“件”為單位整理，一般每份文件材料為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊為一件；來文與復文為一件。
（二）以“案卷”為單位整理，在按件整理的基礎上，綜合管理類檔案按職能進行組卷；科研開發、項目建設檔案按課題或項目分專業、分階段進行組卷；設備儀器類以單臺（套）設備儀器組卷，隨機文件較多時可按照部件、組件分別組卷。
（一）凡是反映辦事處主要戰略發展、經營管理、行政管理和基本歷史面貌的，有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
（二）凡是反映辦事處一般工作活動，在較長時間內有查考利用價值的文件材料，保管期限為30年。
（三）凡是在較短時間內對辦事處有參考利用價值的文件材料，保管期限為10年。
根據文件內容，檔案的密級一般劃分為絕密、機密、秘密和普通，其中涉及中國華信利益的商業秘密檔案劃分為核心商密、普通商密。
當年辦完的文件應當年立卷；跨年度的請示、批復，來函、復函應一并歸入復文年立卷，沒有復文的歸入請示年立卷；跨年度的會議文件，歸入會議開幕年立卷；跨年度的條約、條例、規章、制度等歸入公布或批準年立卷。
（一）歸檔文件一般按類目體系及時間先后順序排列，帶文號的公文、紀要、簡報等文件材料按文號排列；成套性文件材料集中排列，如會議材料、統計報表、大事記等；單份文件排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發件在前，被轉發件在后；
（二）歸檔文件如需裝訂，需注意裝訂材料應符合檔案保護要求，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌，裝訂時，將件內的各頁按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。
編寫頁號以獨立案卷為單位，每卷單獨編號，單面文件材料編在頁面右上角，雙面文件材料正面編在右上角，背面編在左上角，折疊后的圖紙一律在右上角，編寫頁號從“1”開始；案卷封面、卷內備考表不編寫頁號。
1、辦事處檔案按照總部規定一級類目分為以下幾大類：
黨群工作類[01]、行政管理類[02]、經營管理類[03]、生產技術管理類[04]、產品管理類[05]、基建類[06]、設備儀器類[07]、會計檔案類[08]、人事檔案類[09]、特殊載體類[10]；
2、二級類目編號方式與《歸檔范圍與檔案保管期限表》中的二級類目序號一致，如“1、2”、“1、3”等。
機構代碼具有唯一性，一個代碼對應一家公司，由總部辦公廳統一編制。機構代碼不隨公司更名而改變，如辦事處注銷，其代碼也不再重復使用；
保管期限以英文大寫字母進行標示，即A：永久；B：30年；C：10年；
類目號包括各級類目，一級類目以外的各級類目編制、檔號中體現幾級類目，由各單位根據實際情況自行制定；
件號（流水號）為文件排列順序號。檔案號中件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號原來為3位，現在統一為4位。
根據檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—20xx），修訂編制格式，具體調整為下列樣式：
1、歸檔文件經過整理編號后，應在每份文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容；
2、歸檔章設置機構代碼、年度、保管期限、機構或問題（即類目號）、件號、頁號等必備項，規格一般為長45mm、寬16mm，分為均勻的六格。歸檔章在使用中，外框顏色一律使用紅色，歸檔章內容，顏色一律使用黑色。樣式如下：
文書檔案盒背脊填寫方式與歸檔章填寫方式保持一致，起止件號填寫檔案盒內起始與終止的件號，各單位可參照執行。
（一）根據盒內文件排列順序依次編制《歸檔文件目錄》，一式兩份（一份隨卷，一份單獨存放備查）。
（二）填寫《盒內備考表》，簡要說明盒內文件的件數、頁數，以及整理、保管和利用過程中出現的各種問題，如文件缺損、字跡褪色、借出、銷毀等，每次說明的內容經辦人要簽名并注明日期。
（三）依次將《歸檔文件目錄》、歸檔文件、《盒內備考表》裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面與盒脊的相關信息。
（四）檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架，普通檔案裝盒上架的排列方式為應自上而下、從左往右；底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁裝具；重要檔案應異地備份。
對已到和超過保管期限的檔案，由檔案工作人員編制《檔案鑒定清冊》，并向公司有關領導提出鑒定申請。鑒定工作的內容主要有：
成立專門的鑒定小組，鑒定小組由檔案工作人員、歸檔部門負責人、檔案部門負責人和辦事處相關領導組成，負責指導、監督檔案保存價值鑒定工作及對檔案的存毀作出決定。
（二）全面分析文件各方面特征，把握被鑒定文件、材料與其他文件、材料的聯系。
（三）要研究辦事處長期發展的需求，用發展的觀點去預測被鑒定文件、材料的價值。
（一）經過鑒定小組鑒定后，確認無保存價值的文件、材料，方可進行銷毀。
（二）檔案的銷毀、修改保管期限或密級均要在《案卷備考表》中注明，對需銷毀的檔案要下架存放1—2年，確無異議的，可實行銷毀。
（三）需銷毀的檔案送指定的造紙工廠銷毀或在固定的安全場所銷毀，特種載體的可以采用物理刪除、格式化或焚燒的方式處理，銷毀現場應配備兩名以上監銷人。
（四）待檔案完全銷毀后，必須在《檔案銷毀清冊》上注明“已銷毀”的字樣和銷毀日期，并由監銷人簽名后，方可離開現場。
（一）檔案利用是指查閱、復制、抄錄和借閱公司檔案室所保管的檔案。
（二）原則上只供辦事處內部的在職員工利用，外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，經本辦事處相關領導簽字批準后方可借閱。
（一）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》，審批單存根由檔案部門保管，借閱單在檔案歸還后由借閱人保管，作為已歸還檔案的憑證。
（二）借閱本部門普通檔案，需部門負責人簽字同意；借閱其他部門經辦的普通檔案，須經檔案部門領導簽字同意；借閱機密檔案需經辦事處相關領導簽字同意；絕密檔案需辦事處總經理簽字同意。
（三）手續齊全后，借閱人將《檔案借閱審批單》交由檔案工作人員，再填寫《檔案借閱登記表》后方可借出。
原則上借閱的檔案應在當日歸還，如需延長借閱時間，必須在填寫《檔案借閱審批單》時預計歸還時間，最長不得超過30天。
（一）積極配合各單位借閱檔案，主動告知借閱注意事項；
（三）檔案出借時，必須填寫《檔案借閱登記表》，該表也可作為統計檔案利用率的依據。
第二十三條檔案工作人員必須嚴格遵守辦事處有關保密工作的規定，確保檔案安全。
第二十四條借閱、查閱涉密檔案，應嚴格履行領導審批、本人登記手續。
第二十五條利用涉密檔案者負有保密的責任，不得將檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶檔案外出。
第二十六條涉密檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經有關領導批準。
第二十七條檔案收回后要及時入柜加鎖，不得在外存放。
第二十八條保密期限已滿的檔案，要及時解密，積極提供利用。
第三十條檔案工作人員發現泄密事件要及時報告并采取補救措施，最大限度避免或減輕損失。
第三十一條檔案統計就是指運用一系列專門的統計技術與方法，對檔案工作領域中的種種現象、狀態、趨勢等進行量的描述與分析研究，為企業工作決策提供堅實可靠地數據支持。
第三十二條檔案工作人員應建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案室庫藏情況、年度入出庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷毀情況等。
第三十三條檔案統計工作應保持連續性，堅持可量化原則、科學化原則、真實性原則。
第三十四條統計對象應選擇足以反映企業檔案工作整體狀況的基本方面和關鍵性因素。
第三十五條具體統計項目的設置、統計方法的使用應力求統計對象有精確具體的描述。
第三十六條根據辦事處檔案工作量、工作周期、機構狀況適當控制統計工作的規模、類型及頻率。
第三十七條檔案庫房只限于檔案部門人員進出，其他人員如需進庫房須經檔案部門負責人同意，并由檔案部門人員陪同。
第三十八條庫房大門及各檔案室、資料室門，存放重要材料的櫥、柜等應隨時落鎖，鑰匙應由專人保管，存放在規定地點，不得攜帶出庫。
第三十九條控制庫房溫濕度，對溫濕度的變化情況，每天早晚各一次進行統計，以便掌握庫房溫濕度的變化規律，將庫房溫度控制在14℃—24℃，相對濕度保持在45%—60%的范圍之內。
第四十條新接收入庫的資料經消毒、除塵后方能入庫，嚴防將蛀蟲霉菌帶入。
第四十一條對庫房調溫、吸濕、通風、警報、防火等設備要定期檢查保養，每年霉雨季到來之前要做一次大檢查。
第四十二條庫內嚴禁明火裝置和使用電爐，嚴禁將易燃、易爆、揮發性、腐蝕性物品帶入庫房，每天下班前應關好庫房門窗，切斷庫房電源。
第四十三條庫房內不得存放與檔案、資料無關的其他物件；除塵與防塵相結合，堅持每月小掃一次，每季大掃一次，經常檢查加添預防蟲害的藥品，保持庫房的整潔。
第四十四條每年對庫房案卷進行一次檢查，并做好記錄，發現問題及時報告，采取必要措施。
第四十五條本制度由綜合部負責解釋，任何調整、變更需要經綜合部負責人、總經理批準后執行。
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